لقد حان الوقت للابتعاد عن الفواتير الورقية لأسباب وجيهة حيث أنها تتطلب الطباعة والتسليم بالبريد، مما يؤدي إلى استنزاف في الوقت والجهد والمال. لذلك خلال السنوات القليلة الماضية تم تبني الفواتير الإلكترونية لتحقيق توصيل أكثر كفاءة وفعالية، وتسريع دفع الفواتير.
ما هي الفواتير الإلكترونية؟
هي العملية التي يتم من خلالها إرسال الفواتير ودفعها إلكترونياً. تتيح هذه العملية للعملاء تلقي الفواتير عبر البريد الإلكتروني أو موقع الويب مما يسهل التسليم والدفع بشكل أكثر كفاءة.
يتم أتمتة جوانب هذه العملية اللاورقية على نحو متزايد لتحسين السرعة والدقة، بما في ذلك إجراءات المتابعة حيث تتجاوز التأخير الزمني عند دفع الفواتير.
كيف تبدو الفاتورة الإلكترونية
الفاتورة الإلكترونية هي ببساطة نسخة إلكترونية من الفاتورة التقليدية. يمكن أن تعكس بصرياً شكل الفاتورة الورقية التقليدية، وتزيد الفاتورة الإلكترونية من الإمكانيات عن طريق الإنترنت مثل الارتباط المباشر لدفع الفواتير أو البحث عن إجابة في قسم الأسئلة الشائعة.
أهم فوائد برامج الفواتير الإلكترونية
تعمل برنامج الفواتير الإلكترونية على إزالة أوجه القصور في العمليات التقليدية من خلال توفير الوقت والمال، فضلاً عن ضمان تسليم الفواتير للعملاء بسرعة ودقة أكبر. يعد نظام الفواتير الإلكترونية أكثر من مجرد ترقية تشغيلية، إنه ميزة إستراتيجية.
أهم فوائد برامج الفوترة الإلكترونية هي:
1. كفاءة العملية: تتطلب الفواتير الورقية الكثير من الوقت والجهد لإنتاجها وتسليمها، بينما تستغرق الفواتير الإلكترونية جزءاً بسيطاً من الوقت والجهد.
2. دقة محسنة: الاتصال المباشر بين نظام الفواتير الإلكتروني وبرامج المحاسبة مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وبالتالي تفادي الخطأ البشري أثناء العملية.
3. إمكانية التسليم المحسّن: لا يضمن إرسال الفواتير الورقية بالبريد إمكانية التسليم حيث أظهرت جائحة الفيروس التاجي أن التوصيل الإلكتروني أكثر مرونة ودقة، لأن الفاتورة تصل إلى العملاء أينما كانوا وبالشكل الذي يريدونه.
4. رؤية الحالة: يتيح هذا النوع من الفواتير معرفة من استلم الفاتورة الإلكترونية ومن قرأها واستجاب لها، وفق إجراءات المتابعة المستهدفة والمساعدة في التنبؤ بالتدفق النقدي.
5. الأتمتة: تتطلع الشركات بشكل متزايد إلى أتمتة العمليات اليدوية المتكررة لتحسين الكفاءة، بحيث يمكن للموظفين المهرة التركيز على أنشطة أكثر ربحية. يمثل الانتقال من الفواتير الورقية إلى الإلكترونية فرصة هائلة لأتمتة العمليات.
6. سداد الفواتير بطريقة مبسطة: يمكن إرسال الفواتير الإلكترونية مع روابط الدفع لتلقي المدفوعات عبر الإنترنت عبر بطاقة الائتمان أو بطاقة الخصم أو الإيداع المباشر.
7. النفقات العامة المخفضة: إن عدم الاضطرار إلى صيانة وإدارة آلات طباعة وتسليم الفواتير الورقية، أو دفع تكاليف التسليم البريدي، يمكن أن يوفر الكثير من التكاليف للعديد من الشركات.
8. قابلية التوسع والمرونة: تقدم الفواتير الإلكترونية حلاً أكثر قابلية للتطوير من الفواتير الورقية. فإذا زاد حجم الفواتير تقليدياً، فستكون هناك حاجة إلى الاستثمار في الطباعة وإدارة العمليات. يمكن للأنظمة الإلكترونية التوسع والتنفيذ بسرعة وكفاءة أكبر.
9. انخفاض الثلوث البيئي: تتطلب الفواتير الورقية مزيداً من الطاقة والموارد لإنتاجها وتسليمها (بالبريد). لذلك تعتبر الفواتير الإلكترونية أكثر كفاءة في استخدام الطاقة وأفضل للبيئة.
10. تحسين تجربة العملاء: قد تبدو الفواتير الورقية قديمة الطراز للعملاء الآن. يمكن تقديم الفواتير الإلكترونية بطريقة أكثر احترافية من خلال الوصول المبسط، ومعالجة الدفع، وتبسيط وتعزيز تجربة كل عميل لعلامتك التجارية.
كما تدعم برامج شركة plus99 لتطوير وحلول الاعمال نظام الفاتورة_الإلكترونية ومعتمد رسمياً من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية وذلك على حسب المتطلبات الإلزامية للفاتورة الإلكترونية من البرامج التي تدعم نظام الفاتورة الالكترونية برنامج زمرد لمحاسبة محلات الذهب والمجوهرات وبرنامج ستورز لجرد المستودعات والمخازن وبرنامج شراع للشحن الدولي والخدمات اللوجستية .
